Mitarbeiter werben Mitarbeiter: So füllen Empfehlungen Ihre Ausbildungsplätze

Warum Empfehlungen bei Ausbildungsplätzen funktionieren

Schüler entscheiden mit Eltern und Freunden. In der Befragung „Ausbildungsperspektiven 2026“ der Bertelsmann Stiftung nannten 91 % der Schüler ihre Eltern als wichtige Unterstützer bei der Berufsorientierung, 78 % ihre Freunde (747 Schüler an allgemeinbildenden und beruflichen Schulen). Ein Mitarbeiter, der im Verein oder in der Nachbarschaft von Ihrem Betrieb erzählt, erreicht genau diese Leute.

Empfohlene bleiben länger. Eine der wenigen Studien mit Zufallsauswahl ist ein Feldexperiment von Friebel, Heinz, Hoffman und Zubanov (Journal of Political Economy, 2023). Eine europäische Supermarktkette führte in zufällig ausgewählten Filialen ein Empfehlungsprogramm ein, 238 Filialen wurden verglichen. Ergebnis nach 13 Monaten: Empfohlene Mitarbeiter kündigten 45 % seltener als andere Neueinstellungen, und die Fluktuation in den Filialen mit Programm sank insgesamt um rund 15 %. Nur 3 % der Neueinstellungen kamen über Empfehlungen. Den größeren Teil der Wirkung erklären die Autoren damit, dass sich die Belegschaft an der Personalsuche beteiligt fühlte. Die Studie betrifft Beschäftigte im Einzelhandel, nicht Azubis.

Empfehlungen sind ein Weg unter mehreren. Bei 52 % aller erfolgreichen Stellenbesetzungen 2023 suchten Betriebe auch über eigene Beschäftigte und persönliche Kontakte, bei 30 % gab dieser Weg nach Angabe der Betriebe den Ausschlag (IAB-Stellenerhebung; Azubis sind darin nicht erfasst).

Wen Sie ansprechen, wenn Sie Azubis suchen

Bei Fachkräften empfehlen Kollegen frühere Kollegen. Bei Azubis ist der Kreis ein anderer:

Fangen Sie im Herbst an, ein Schuljahr vor dem Ausbildungsstart. Dann bleibt Zeit für Praktikum, Gespräch und Vertrag.

Die Prämie: Höhe, Zeitpunkt, Form

Höhe. Eine Erhebung nur zu Azubi-Prämien gibt es nicht. Zwei Anhaltspunkte:

• In der Benchmark-Studie des Softwareanbieters Radancy (335 Unternehmen weltweit, März bis Juli 2023, alle Stellenarten) zahlten 95 % der Unternehmen mit Programm Geldprämien, die Mehrheit zwischen 501 und 1.000 Euro.
• Der Optikhersteller Rodenstock zahlt laut veröffentlichter Richtlinie 500 Euro brutto für die Empfehlung eines Azubis oder dual Studierenden und 2.500 Euro für Fach- und Führungskräfte, jeweils nach sechs Monaten Beschäftigung.

Unsere Empfehlung für die Höhe: Rechnen Sie gegen, was Sie heute je eingestelltem Azubi für Anzeigen, Portale und Messen ausgeben. Das ist Ihre Obergrenze, weil die Prämie diese Kosten ersetzen soll. Zum Vergleich: Ein Bewerbungsverfahren für eine Fachkraft kostete Betriebe im Schnitt 1.577 Euro für Anzeigen, Personalzeit und Berater (BIBB 2022/2023).

Zeitpunkt. Bei Azubis liegen zwischen Vertrag und erstem Tag oft mehrere Monate. Eine Prämie, die erst ein Jahr nach der Empfehlung kommt, motiviert niemanden mehr. Teilen Sie sie:

1. Ein Teil, wenn der Azubi die Ausbildung antritt.
2. Der Rest, wenn er die Probezeit bestanden hat. Sie dauert bei Azubis mindestens einen, höchstens vier Monate (§ 20 BBiG).

Ist die Prämie steuerfrei?

Geldprämie: nein. Eine Prämie für die Werbung neuer Mitarbeiter ist Arbeitslohn. Sie ist lohnsteuerpflichtig (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG, R 19.3 LStR) und in der Sozialversicherung als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt beitragspflichtig (§§ 14, 23a SGB IV; Haufe, Lexikon Lohn und Personal). Beim Mitarbeiter kommt also weniger an, als auf dem Aushang steht. Das gilt genauso für Azubis, die Freunde werben.

Sachprämie: nur in engen Grenzen. Drei Regeln aus dem Einkommensteuergesetz:

1. 50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG): Sachbezüge bleiben steuerfrei, wenn sie zusammen 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Ein Gutschein über 100 Euro ist voll steuerpflichtig, und ein anderer Sachbezug im selben Monat, etwa ein Tankgutschein, zählt mit.
2. Gutscheine nur zusätzlich: Gutscheine und Geldkarten fallen nur unter die Freigrenze, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11, Abs. 4 EStG).
3. Pauschalsteuer 30 % (§ 37b Abs. 2 EStG): Größere Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber pauschal mit 30 % versteuern. Ob dann Sozialversicherungsbeiträge anfallen, ist eine eigene Frage.

Eine Prämie von 500 Euro steuerfrei auszuzahlen, geht mit diesen Regeln nicht. Eine Sachprämie über mehrere Monate verteilt kann im Einzelfall passen, wenn kein anderer Sachbezug die 50 Euro schon ausschöpft. Klären Sie das Modell vor dem Start mit Ihrem Steuerberater, auch wenn Sie Personen belohnen wollen, die nicht bei Ihnen angestellt sind, etwa Eltern von Azubis. Schreiben Sie in die Regeln, ob Sie brutto oder netto meinen.

Die Regeln: eine Seite, die jeder versteht

Unsere Empfehlung: Schreiben Sie die Regeln auf eine Seite und hängen Sie sie aus, damit vor der ersten Empfehlung klar ist, wer wann Geld bekommt. Die folgenden Punkte orientieren sich an veröffentlichten Richtlinien wie der von Rodenstock und an der Checkliste des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA).

1. Wer darf empfehlen? Alle Beschäftigten und Azubis. Ausgenommen sind die Personen, die über die Einstellung entscheiden, also Ausbildungsleiter und Personalabteilung.
2. Für welche Stellen? Alle Ausbildungsplätze, auf Wunsch auch Praktika, aus denen eine Ausbildung werden soll.
3. Wann zählt die Empfehlung? Wenn der Bewerber sie bei der Bewerbung angibt. Wer sich in den letzten zwölf Monaten schon selbst beworben hat, zählt nicht.
4. Zwei Empfehler für denselben Bewerber? Es zählt, wen der Bewerber zuerst nennt.
5. Wann gibt es Geld? Ein Teil beim Ausbildungsantritt, der Rest nach der Probezeit. Der Empfehler muss dann noch im Betrieb sein.
6. Wer entscheidet? Die Auswahl läuft wie bei allen anderen Bewerbern. Eine Empfehlung ist kein Anspruch auf den Platz.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, beteiligen Sie ihn vor dem Start. Bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung hat er ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG); ob Ihr Prämienmodell darunter fällt, klären Sie mit ihm oder Ihrem Arbeitgeberverband.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Regeln festlegen und mit Steuerberater und gegebenenfalls Betriebsrat klären.
2. Bewerbungsweg vorbereiten. Ein Link, über den sich ein Schüler am Handy in einer Minute bewirbt, Anschreiben nicht nötig. Im Formular ein Feld: „Wer hat dir von uns erzählt?“
3. Material bauen. Ein WhatsApp-Text mit Link (Beispiel unten), ein Flyer zum Weitergeben, ein Foto Ihrer Azubis an der Maschine.
4. Ankündigen. Betriebsversammlung, Aushang an der Stempeluhr, Beilage zur Lohnabrechnung im Oktober. Sprechen Sie Ihre Azubis gesondert an.
5. Schnell antworten. Rufen Sie empfohlene Bewerber zügig an, unsere Empfehlung: innerhalb von zwei Werktagen. Sagen Sie dem Empfehler Bescheid, dass Sie sich gemeldet haben; die KOFA-Checkliste nennt schnelles Feedback ausdrücklich, auch bei Empfehlungen, die nicht passen.
6. Auszahlen, pünktlich und mit einem Dank vor der Mannschaft, wenn der Empfehler das möchte.
7. Erinnern und messen. Wiederholen Sie die Ankündigung jedes Jahr im Herbst. Zählen Sie Empfehlungen, Einstellungen daraus und Kosten des Programms, wie es die KOFA-Checkliste empfiehlt, und passen Sie Prämie oder Ansprache an.

Azubis werben Azubis: ein Text zum Weiterschicken

Ihre Azubis schreiben ihren Freunden nicht „Wir suchen motivierte Auszubildende“. Geben Sie ihnen einen Text, den sie so verschicken würden, und lassen Sie sie ihn in eigenen Worten ändern:

Hey, wir suchen bei [Firma] in [Ort] noch Azubis als Industriemechaniker und Elektroniker, Start August. Ich bin im 2. Jahr und es ist echt gut, wir bauen gerade [Maschine/Produkt]. 1. Jahr gibt’s [Betrag] €. Bewerben geht schnell am Handy, kein Anschreiben nötig: [Link]. Kannst mich auch einfach fragen.

Drei Dinge machen diesen Text wirksam: ein echter Absender, eine Zahl und ein Weg, der nichts kostet. Mehr Beispieltexte für Plakat, Anzeige und Elternbrief stehen in Azubis werben.

Weitere Wege für Ihre Azubis: in ihrer alten Schule beim Berufsorientierungstag erzählen, Freunde zum Praktikum mitbringen, ein kurzes Video vom eigenen Arbeitsplatz drehen. Wer Bilder von Azubis zeigt, braucht deren schriftliche Einwilligung, bei Minderjährigen auch die der Eltern.

Die häufigsten Fehler

1. Ausbildungsplätze nicht genannt. Steht im Programm nur „offene Stellen“, denken Ihre Leute an Kollegen, nicht an ihre Kinder und deren Freunde. Nennen Sie die Ausbildungsberufe ausdrücklich.
2. Zu spät gezahlt. Ein Jahr Warten auf die Prämie macht aus dem Programm ein Gerücht.
3. Kein Feedback an den Empfehler. Wer einen Bekannten empfiehlt und nie wieder etwas hört, empfiehlt kein zweites Mal.
4. Bewerbung nur per E-Mail mit Lebenslauf. Der Freund Ihres Azubis hat das am Handy nicht. Er bricht ab.
5. Empfohlene durchgewinkt. Wenn Sie empfohlene Bewerber ohne Gespräch einstellen, stellen Sie auch die falschen ein und haben später Ärger mit dem Empfehler. Dasselbe Verfahren für alle: Azubis auswählen.
6. Nur einmal angekündigt. Ein Aushang im Frühjahr erreicht niemanden, der im Herbst sucht.