Auswahlverfahren für Azubis: Telefon, Gespräch, Probetag, Zusage

Der Ablauf in vier Schritten

Unsere Empfehlung: Vom Eingang der Bewerbung bis zur Zusage nicht mehr als drei bis vier Wochen. Bewerber schreiben parallel an mehrere Betriebe, und jede Woche Wartezeit gibt einem anderen Betrieb die Chance, zuerst zuzusagen. Die Zeitangaben in der Tabelle sind unsere Empfehlung, keine Vorschrift.

Was die Forschung über Auswahlverfahren sagt

Zwei Befunde tragen die Empfehlungen in diesem Artikel.

1. Feste Fragen schlagen freies Plaudern. Die aktuelle Neuberechnung der Forschung zur Personalauswahl stammt von Sackett, Zhang, Berry und Lievens (2022). Sie haben die bekannten Metaanalysen von Schmidt und Hunter (1998) neu gerechnet. Der Wert gibt an, wie gut ein Verfahren die spätere Leistung im Beruf vorhersagt (0 = gar nicht, 1 = perfekt):

Die Studien betreffen Berufstätige, nicht Schulabgänger. Die Autoren weisen selbst darauf hin, dass Arbeitsproben und Fachwissenstests Vorkenntnisse voraussetzen, die Bewerber um einen Ausbildungsplatz nicht haben. Für Sie heißt das: Das Vorstellungsgespräch ist Ihr wichtigstes Werkzeug, aber nur mit festen Fragen und Bewertungsbogen. Ein Probetag ist für Schüler keine Arbeitsprobe im Sinne der Studien; er zeigt Umgang mit Anweisungen und Team.

2. Schulnoten sagen den Prüfungserfolg mit vorher. Für Azubis hat das BIBB Daten aus rund 40 Unternehmen mit über 1.000 Azubis aus kaufmännischen und gewerblich-technischen Berufen ausgewertet (Schnitzler/Velten 2011). Die Durchschnittsnote des Schulabschlusses erklärte knapp 18 % der Unterschiede in der Zwischenprüfungsnote. Ein Eignungstest erklärte zusätzlich 6 %. Die Noten sind also nicht wertlos, sie erklären aber den kleineren Teil. Betriebe bewerten außerdem Arbeits- und Sozialverhalten und unentschuldigte Fehltage im Zeugnis, auch wenn sie dringend suchen (BIBB REPORT 2/2017, über 500 Betriebe, knapp 3.000 fiktive Bewerberprofile).

Daraus folgt das Verfahren unten: Zeugnis lesen, ohne allein danach auszusortieren, kurz rechnen lassen, strukturiert fragen, Probetag für das Miteinander.

Schritt 1: Die Vorauswahl am Telefon

Unsere Empfehlung: Rufen Sie an, statt auf das Anschreiben zu achten. Eine Studie, dass Anschreiben den Ausbildungserfolg vorhersagen, ist uns nicht bekannt. Zehn Minuten am Telefon zeigen, ob er zurückruft, ob er weiß, wofür er sich beworben hat, und ob er zum Betrieb kommt.

Fragen Sie fünf Dinge:

1. „Warum hast du dich als Industriemechaniker beworben? Was stellst du dir darunter vor?“
2. „Wie würdest du morgens zu uns kommen?“ Klären Sie den Weg früh, denn ohne Führerschein hängt im ländlichen Raum alles an Bus oder Fahrgemeinschaft.
3. „Wann machst du deinen Abschluss, und welchen?“
4. „Hast du schon ein Praktikum gemacht? Wo?“
5. „Wann hättest du Zeit für ein Gespräch und einen Probetag?“

Wer am Telefon nicht erklären kann, warum er diesen Beruf will, bekommt trotzdem eine Chance, wenn der Rest stimmt. Viele Schüler kennen die Berufsbezeichnungen nicht. Erklären Sie in zwei Sätzen, was er bei Ihnen tun würde, und fragen Sie, ob er das will.

Diese Vorauswahl übernehmen wir für Betriebe, die mit uns suchen: Wir prüfen jeden Bewerber vor, digital und am Telefon, und geben nur die weiter, die zu Ihren Kriterien, Beruf und Standort passen.

Schritt 2: Das Vorstellungsgespräch und seine Fragen

Wer sitzt am Tisch: der Ausbilder und, wenn möglich, ein Azubi aus dem zweiten oder dritten Lehrjahr. Bewerber fragen den Azubi, was sie den Ausbilder nicht fragen. Und Ihr Azubi sieht, ob der Neue ins Team passt.

Wie lange: 30 bis 45 Minuten. Zehn Minuten stellen Sie den Betrieb und die Ausbildung vor, zwanzig Minuten fragen Sie, zehn Minuten fragt der Bewerber.

Strukturiert heißt: Jeder Bewerber bekommt dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, und Sie bewerten jede Antwort direkt mit demselben Bogen. Das ist der Unterschied zwischen .42 und .19 in der Tabelle oben. Fragen Sie nach Erlebtem: „Bist du teamfähig?“ beantwortet jeder mit Ja. „Erzähl von einem Mal, als …“ zeigt, was jemand getan hat.

Vorher das Zeugnis lesen. Achten Sie neben Mathe und Deutsch auf unentschuldigte Fehltage und, wo es sie gibt, auf die Noten für Arbeits- und Sozialverhalten. Genau darauf schauen Betriebe laut BIBB auch dann, wenn sie dringend suchen. Fragen Sie im Gespräch nach, statt allein danach auszusortieren.

Dazu fünf Rechenaufgaben auf Papier, zehn Minuten, ohne Taschenrechner: ein Dreisatz, eine Prozentrechnung, Millimeter in Meter, eine Fläche, ein Bruch. Unsere Empfehlung als Ersatz für einen langen Test, weil Rechnen in Metall- und Elektroberufen ab dem ersten Lehrjahr gebraucht wird und ein Test in der BIBB-Auswertung über die Schulnote hinaus etwas vorhersagte.

Bewerten. Nutzen Sie für alle Bewerber denselben Bogen mit vier oder fünf Kriterien und Punkten von 1 bis 3, etwa Interesse am Beruf, Sorgfalt, Kommunikation, Rechnen, Zuverlässigkeit. Schreiben Sie zu jedem Kriterium auf, was 1 und was 3 bedeutet. Beispiel Sorgfalt: 1 = „kann kein Beispiel nennen“, 3 = „erzählt, wie er eine Arbeit kontrolliert und einen Fehler selbst gefunden hat“. Füllen Sie den Bogen direkt nach dem Gespräch aus, jeder am Tisch für sich, und vergleichen Sie erst danach. So vergleichen Sie Bewerber, die drei Wochen auseinanderliegen, und können eine Absage sachlich begründen.

Was Bewerber fragen werden und worauf Sie eine konkrete Antwort haben sollten: Was verdiene ich? Wer ist mein Ausbilder? Werde ich übernommen? Wie werde ich auf die Prüfung vorbereitet? Wie komme ich zur Berufsschule?

Eltern im Gespräch

Bei Minderjährigen unterschreiben die Eltern den Ausbildungsvertrag. 91 % der Schüler nennen ihre Eltern als wichtige Unterstützer bei der Berufsorientierung (Bertelsmann Stiftung, Ausbildungsperspektiven 2026). Unsere Empfehlung: Laden Sie sie zum Gespräch oder spätestens zum Ende des Probetags ein.

• Geben Sie ihnen fünf Minuten für sich. Eltern fragen nach Sicherheit, Übernahme, Arbeitszeiten und Prüfungsvorbereitung.
• Sprechen Sie im Gespräch den Bewerber an, nicht die Eltern. Er soll merken, dass es um ihn geht.
• Geben Sie einen Ansprechpartner mit Telefonnummer mit, damit Eltern Fragen klären können, bevor ihr Kind unterschreibt.

Schritt 3: Der Probetag

Der Probetag zeigt, was weder Zeugnis noch Gespräch zeigt. Planen Sie ihn so, dass Ihr Ausbilder Zeit hat und der Bewerber etwas mit den Händen tut.

Ablauf, Beispiel Metall: Sicherheitsunterweisung, Rundgang mit einem Azubi, eine kleine Aufgabe an der Werkbank (anreißen, feilen, mit dem Messschieber prüfen), Pause mit den Azubis, kurzes Gespräch zum Abschluss. In der Elektrotechnik eignet sich eine einfache Schaltung auf dem Steckbrett, im Lager das Prüfen und Einlagern einer Lieferung.

Worauf Sie achten:

• Hört er bei der Erklärung zu, und fragt er nach, wenn er etwas nicht versteht?
• Arbeitet er sorgfältig, oder will er nur schnell fertig werden?
• Wie geht er mit einem Fehler um?
• Wie redet er mit Ihren Azubis in der Pause? Fragen Sie die Azubis hinterher nach ihrem Eindruck.

Rechtlich:

• Vergütung: Ein Praktikum von bis zu drei Monaten zur Orientierung für eine Berufsausbildung fällt nicht unter das Mindestlohngesetz (§ 22 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 MiLoG). Ein Kennenlerntag ohne Arbeitspflicht muss deshalb nicht bezahlt werden.
• Schüler: Wer noch vollzeitschulpflichtig ist, gilt im Jugendarbeitsschutzgesetz als Kind (§ 2 Abs. 3 JArbSchG). Beschäftigen dürfen Sie ihn dann nur in engen Ausnahmen, etwa im Betriebspraktikum während der Vollzeitschulpflicht (§ 5 Abs. 2 JArbSchG). Unsere Empfehlung: Laden Sie Schüler über die Schule zum Praktikum ein oder machen Sie den Tag zu einem Kennenlernen mit Zuschauen und kleinen Übungen.
• Versicherung und Eltern: Klären Sie vorab mit Ihrer Berufsgenossenschaft, wie der Bewerber an diesem Tag versichert ist, und lassen Sie bei Minderjährigen die Eltern schriftlich zustimmen.

Einstellungstest: ja oder nein?

Ein Test hat einen belegten Nutzen: In der BIBB-Auswertung erklärte er zusätzlich zur Schulnote weitere 6 % der Unterschiede in der Zwischenprüfungsnote. Ob er einen langen schriftlichen Termin rechtfertigt, hängt von Ihrer Bewerberzahl ab.

Unsere Empfehlung: Sagen Sie nicht allein wegen eines schwachen Tests ab, denn Test und Note erklären zusammen nur rund ein Viertel der Unterschiede im Prüfungsergebnis (BIBB). Schwächen in Mathe lassen sich in der Ausbildung aufholen, etwa mit Förderunterricht der Assistierten Ausbildung, der für Ihren Betrieb kostenlos ist. Mehr dazu in Förderung der Ausbildung.

Schritt 4: Schnell zusagen, sauber absagen

Zusage. Rufen Sie an, unsere Empfehlung: innerhalb einer Woche nach dem Probetag. Sagen Sie, wann der Vertrag kommt, und schicken Sie ihn in den nächsten Tagen. Der wesentliche Vertragsinhalt muss vor Ausbildungsbeginn in Textform vorliegen (§ 11 BBiG), bei Minderjährigen unterschreiben die Eltern mit. Wer noch nicht 18 ist, braucht vor dem ersten Tag eine ärztliche Erstuntersuchung (§ 32 JArbSchG).

Zwischen Zusage und Start. Zwischen Vertrag und erstem Tag liegen oft Monate, und in dieser Zeit kann ein Azubi einen anderen Platz annehmen. Bleiben Sie in Kontakt: Einladung zum Sommerfest, ein Anruf im Frühjahr, Arbeitskleidung zum Anprobieren. Mehr dazu in Azubis einstellen.

Absage. Sagen Sie innerhalb einer Woche ab, freundlich und ohne lange Begründung. Wer knapp gescheitert ist, bekommt den Hinweis, dass er sich im nächsten Jahr wieder bewerben kann, oder ein Praktikumsangebot. Bewahren Sie Ihren Bewertungsbogen auf, bis die Fristen für eine AGG-Klage abgelaufen sind: Ein abgelehnter Bewerber muss Ansprüche innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG) und innerhalb von drei Monaten danach klagen (§ 61b Abs. 1 ArbGG). Löschen Sie die Unterlagen danach; die genaue Frist für Ihren Betrieb legt Ihr Datenschutzbeauftragter fest.

AGG-Fallen im Auswahlverfahren

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt auch für Bewerber um einen Ausbildungsplatz. Benachteiligt werden darf niemand wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität (§ 1 AGG). Das betrifft Anzeige, Gespräch und Absage.

Wer gegen das Benachteiligungsverbot verstößt, muss mit einer Entschädigung rechnen (§ 15 AGG). Für Bewerber, die auch ohne Benachteiligung nicht eingestellt worden wären, sind das bis zu drei Monatsvergütungen. Bewerber müssen den Anspruch innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen.

Die häufigsten Fehler

1. Zwei Wochen bis zum ersten Anruf. In der Zeit kann ein anderer Betrieb schon zum Gespräch eingeladen haben.
2. Nur nach Noten vorsortieren. Die Schulnote erklärt einen Teil des späteren Prüfungsergebnisses, aber den kleineren (BIBB). Wer allein danach aussortiert, verliert Bewerber, die im Gespräch und am Probetag überzeugen würden.
3. Gespräch ohne feste Fragen. Freie Gespräche sagen Leistung deutlich schlechter vorher als strukturierte (.19 gegen .42, Sackett u. a. 2022).
4. Das Gespräch führt allein der Chef. Ihr Ausbilder arbeitet drei Jahre mit dem Azubi, er gehört an den Tisch.
5. Kein Probetag. Wer nur geredet hat, erlebt am ersten Tag Überraschungen, auf beiden Seiten.
6. Bewerber warten lassen, weil noch andere kommen. Sagen Sie dem Bewerber, bis wann Sie entscheiden, und halten Sie das ein.
7. Eltern übergangen. Bei Minderjährigen unterschreiben sie den Vertrag mit.